Datenschutz-Einholen der Fotoerlaubnis bei den Eltern
Für viele unbekannt: auch vor der Datenschutzgrundverordnung mussten Fotografen die Erlaubnis der Eltern einholen, wenn sie die SchülerInnen fotografieren wollten.
Allerdings war es meistens so, dass dies kaum jemand gemacht hat. Jetzt durch die DSGVO hat dieses Thema glücklicherweise ein neues Bewusstsein erhalten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Erlaubnis der Eltern einzuholen. Wir nutzen in den Schulen hauptsächlich zwei Varianten:
Papiervariante - Einholen der Fotoerlaubnis bei den Eltern
Eine sehr beliebte Variante, die wir nutzen, ist dass wir vorab DSGVO-Erlaubnisblätter in die Schule schicken. Hier sind dann gleich die individuellen Zugangsdaten enthalten.
Die obere Hälfte enthält die Zugangsdaten, mit denen sich die Eltern bestenfalls sofort in unserem Onlineshop registrieren. So erhalten sie dann eine Email, wenn die Fotos fertig sind und in der passwortgeschützen Galerie zum Ansehen und Bestellen bereit sind.
Die Eltern unterschreiben die untere Hälfte (die DSGVO-konforme Erlaubnis, dass wir ihr Kind fotografieren dürfen) und diese Hälfte muss wieder in der Schule beim Klassenlehrer abgegeben werden. Dieser untere Abschnitt muss am Fototag vor Ort sein – ansonsten dürfen wir das Kind nicht fotografieren.
Etwas genauer:
Was macht die Schule und wie ist der genaue Ablauf mit den Fotozetteln?
Wir schicken die Fotozettel zusammen mit einem Info für die Lehrer an die Schule. Dort geben meist die Klassenlehrer die Fotozettel dann den SchülerInnen mit. Die Eltern unterschreiben zu Hause den unteren Zettel und die SchülerInnen geben nun die untere Hälfte wieder an den Klassenlehrer/die Klassenlehrerin ab – denn am Fototag benötigen wir diese Hälfte, bevor wir das dazugehörige Kind fotografieren (dürfen). Unser System kann dann alle Fotos die wir nach dem Foto des Zettels gemacht haben, den individuellen Zugangsdaten die die Eltern zu Hause haben (der obere Teil des Fotozettels) zuordnen.
Onlinevariante - Einholen der Fotoerlaubnis bei den Eltern
Ebenfalls DSGVO-konform ist die Online-Variante. Hier werden von uns vorab Poster in die Schule geschickt und per Email der Zugang für die Online-Anmeldung. Besonders bei Schulen in denen die Eltern viel über Email informiert werden, ist dies eine gute Alternative zu unseren DSGVO-Zetteln. Die Eltern registrieren dann ihr Kind/ihre Kinder für den Fototermin in wenigen Sekunden auf unserer Homepage. Da einige Eltern meist die Anmeldung vergessen, schicken wir dann einige Tage vor dem Fototermin die Liste mit den angemeldeten SchülerInnen in die Schule – klassenweise sortiert, sowie einige Blanko-Fotozettel. So können die fehlenden Eltern noch einen Zettel bekommen.
Besonders wichtig ist:
Das Timing muss stimmen. Sonst sind nachher zwei Drittel angemeldet und ein drittel hat es vergessen. Daher ist die Anmeldefrist auch eine Woche vor dem Termin. So können wir schauen wie viele Eltern sich bzw ihre Kinder noch anmelden müssen und dementsprechend viele Fotozettel in die Schule schicken. Zwei Wochen vor dem Termin erinnern wir per Email auch noch einmal an die Anmeldung. Hier ist ein hauseigener Emailverteiler optimal.
Der ADV-Vertrag mit der Schule
Der ADV-Vertrag eignet sich für Schulen, die eine Dauererlaubnis, was das beauftragen eines externen Fotografen angeht, haben. Ebenso brauchen wir diesen Vertrag, wenn wir Schülerausweise erstellen sollen. Es ist wichtig, dass diese Erlaubnis auch beinhaltet, dass es ein Online-Verkauf ist, dass die Bilder archiviert werden und auch dass es Einzel- und Gruppenfotos gibt. Ist diese Dauererlaubnis vorhanden oder wird noch eingeholt, kann die Schule mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen.
Besonders wichtig ist hierbei:
Die Erlaubnis der Schule mit den Eltern muss zwingend auch beinhalten, dass es ein Online-Verkauf ist, dass die Bilder archiviert werden und auch dass es Einzel- und Gruppenfotos gibt.
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist wichtig, da wir dann einmal die Versicherung haben, dass die Schule sich um die Einverständnis-Erklärungen mit den Eltern kümmert / gekümmert hat und wir der Schule zeigen und versichern, dass wir entsprechend der gesetzlichen Vorgaben mit den Daten umgehen. Diese Variante ist brauchen wir für Schülerausweise zwingend, da wir hier ja Namenslisten, Geburtsdaten und Co für die Schülerausweise brauchen.
Egal welche Variante wir nutzen zum Einholen der Fotoerlaubnis bei den Eltern, alle drei sind DSGVO-Konform. Wichtig ist immer, dass eine Erlaubnis vorliegt, die die Verarbeitung der Daten abdeckt.
Bei Fragen, Anregungen oder Ideen
Sollte etwas unklar sein oder Sie haben eine Idee oder Anregung, dann sprechen Sie uns gerne an. Wir sind Neuem gegenüber immer aufgeschlossen und freuen uns auf Ihre Anregungen und eine gemeinsame Zusammenarbeit, aus der hoffentlich viele tolle Kinderfotos entstehen.
